一个小企业实施信息化的样本分析

　　［本文背景：据了解，截止到去年10月，我国中小企业实施信息化的比例还不到10%；去年底，中小企业和私营企业比较集中的温州市，已设立了网站的1800家企业约有80%没有更新网站的内容。

　　为什么这么多中小企业的信息化进展缓慢甚至停滞不前？有人认为中小企业的信息化还是取决于老板的意识，只有老板真正意识到信息化能提高自己的经营管理水平，所属的中小企业就会进行信息化或加快信息化的进度。

　　到底中小企业需不需要信息化？什么样的企业需要信息化？以及怎样信息化都是我们要深入探讨的问题。本文提供了一个小企业实施信息化的样本分析。］

　　“信息化给我们公司带来什么好处？真不是一两句话说得清楚的，最直接的好处就是成本降低了，比如以前我们每个月单是给经销商快递样本的邮费一个月就要8000多元，现在2000元就够了。”

　　中山圣雅伦有限公司的老板梁伯强说，他做的生意是小五金，他仅用了4年多时间就由零开始做到了两亿元的年销售额，他认为，其中信息化功不可没。

　　
　　　　　　　　　　　　将信息完整地传递给经销商

　　据梁伯强介绍，做小五金，是真正的小买卖，很零碎，品种多，款式多，并且需要不断更新，否则很难吸引经销商。他属下的五金饰品公司从事产品开发设计的人员就有二三十人，每天推出的新款饰品有三十多种，如何将这些产品信息完整地传递给已有的经销商就是一个非常头疼的问题。以前的办法是饰品公司将有关新产品的文字说明传真给经销商，经销商从中选择自己感兴趣的品种，然后通过电话或传真反馈回来，饰品公司再将经销商感兴趣的产品样品通过特快专递的方式寄给经销商，一般要三天时间，经销商才能收到样品和确定需要的品种和数量。

　　自从2000年开展网上订货后，在效率的提高和成本的降低方面都有“鸟枪换炮”的感觉。梁伯强建立了指甲钳和五金饰品两个网站，每天用数码相机把准备投放市场的新产品的样品拍摄下来，然后将这些样品的图片贴到网页上，配上介绍产品特色或卖点的说明性文字。经销商只要能上网，就可以马上看到这些图片和说明文字，并据此决定购买的品种和数量。刚开始的时候，主要是通过电话或传真逐个通知经销商上网看，从去年开始，他们安装了群发软件，通过群发软件，一下子就可以将新产品已经上网的消息以短信息的形式传送到全国各地几百个经销商的手机上。短信息中有一两句话说明每个新产品的卖点，很容易打动经销商上网查看具体的信息。

　　上网不仅可以留住已有的客户，还为梁伯强带来了不少优质的新客户。他叫公司的业务人员通过互联网收集了全国几万个礼品公司的电子邮件，然后经常通过群发系统，将新产品的信息发送到这些礼品公司的电子邮箱中。梁伯强说：“我们每个月的宽带上网费固定为600元，不用白不用。我发出几万封电子邮件，哪怕有万分之一的反馈率并最终做成生意，我都觉得这样做是值得的。”去年刚开始的时候，每天只有一两封或几封反馈回来的电子邮件，从今年开始明显增多，现在每天差不多有30封请求合作的电子邮件反馈回来。表示合作意向的有部分最终成为经销商，还没有成为经销商的被视作准客户，保持联络，过年过节还给这些准客户发问候卡。今年新增加的经销商已经有十几个，新增的准客户有300多个，而这些几乎全都是通过互联网发展来的。

　　要不断扩大销售，做好客户关系管理是关键的一环。梁伯强的公司是通过跟单文员去与经销商沟通的，以前虽然也要求他们对与客户沟通的情况作记录，但大量的往来单据让他没有时间去审查。跟单文员作的工作记录也比较简单，除非客户投诉，否则很难追查哪个跟单不称职；如果某个跟单离职，新接手的跟单要从新适应客户比较困难，这很让梁伯强头疼。但信息化之后，公司建立了客情资料库，要求每个跟单人员将自己与所负责的客户的往来电子邮件按客户名进行分类保留，并且要求他们每次与客户通完电话后，按照问答的形式将通话情况记录在客情档案之中。这样，上级管理人员可以随时检查跟单人员的工作表现，比如对客户提出的问题是如何解决的，能否按时妥善解决，不能解决的原因是什么，清清楚楚，成为考核他们的依据。同时这也是考核客户的依据，比如客户的销售能力，信用状况等。由于公司每个员工都配有电脑，并要求他们写工作记录，所以这样也强化了对每个员工的监督管理，比如财务人员什么时候打开电脑，什么时候做的哪一笔账，梁伯强都可以通过电脑记录在事后了解得很清楚，员工的自我管理能力自然因此而增强。

　　　　　　　信息化几千元就可以起步　但选择软件要多个心眼

　　企业信息化并不是建个网站和收发电子邮件那么简单。据有关专家介绍，企业信息化是企业利用计算机、通信和网络为核心的现代信息技术，进行有效整合，提高企业运行和资源利用的效率，进而提高企业的核心竞争力过程。企业信息化表现在企业作业、管理、经营三个层面，实现设计自动化、生产自动化、办公自动化、决策辅助自动化和电子商务等企业运行的全面自动化。有专家把企业信息化划分为三个阶段：管理标准化阶段、资源数据化阶段、综合信息化阶段，循序渐进是比较适合中小企业的方式。

　　梁伯强认为，中小企业信息化关键是要走出第一步，就是先上网，学会通过互联网收集信息和发布信息，初始投入，只不过几千元而已。如果老板本人亲自上网，效果就更好。只有老板或总经理亲自去体会其中的用处，才会有动力推动企业的信息化逐渐深入。圣雅伦目前基本实现了销售的电子化、办公的网络化和生产管理的信息化，梁伯强认为这都是自己身体力行推动的结果。

　　梁伯强发现，对于企业信息化来说，软件的选择比硬件的选择更重要，但选择合适的软件不容易，他自己就在其中交了不少学费。早就1995年，他就在香港花30多万港元购买了一套贸易软件，这是由澳大利亚公司开发的，当时有比较多的香港企业使用，但买回来一用，发现这是专门为零售和贸易性公司开发的软件，不大适合他自己的生产性公司，要求安装软件的公司修改，费用又很高。因此，他决定公司自己开发一套适合自身需要的软件，1998年请了一位原电子工业部的电脑专家，白天这位专家根据他提出的应用要求编写程序，晚上让他调试，用了几个月时间就开发出一套比较适用的应用系统。自己开发软件的好处是能够针对公司的应用要求来开发和随时修改，但2000年的时候，这位专家却选择了做圣雅伦的经销商，梁伯强发觉全公司的网络系统系于一个不知什么时候离职的内部专家是非常危险的，当时又买了一套通用软件。这种模块化的软件是针对一类企业开发的，要求企业在它的框架内实行个性化修改，其实每个企业的经营管理的风格差异很大，所以梁伯强始终都觉得有削足适履的感觉。到2002年9月，一个痴迷于开发软件的中专毕业生在向多家企业兜售自己的想法未果之后，听说梁伯强想找人编一套适合自己企业使用的软件，便毛遂自荐，两人一拍即合。现在圣雅伦是外购通用软件和自己开发的软件两套系统同时使用，梁伯强希望在自己开发的系统比较完善的情况下，单独使用自己的系统，并准备在周围的企业中找10家采用自己开发的软件，通过与这些企业沟通，不断完善这套软件。他相信，由应用企业的老板和软件开发人员共同开发出来的企业管理软件，肯定是最能帮助企业解决问题的软件。

　　对于中小企业来说，无论是选择自主开发，还是从外面购买软件，都面临一定的风险，但有专家建议，如果企业规模比较小，还是选择外购的方式比较划算。

　　有企业老板可能担心自己实行信息化，但自己的经销商和供应商却不愿跟进，这样信息化的效果就会大打折扣。梁伯强说，其实可以通过沟通，让这些合作伙伴接受信息化的观念。圣雅伦的经销商原来绝大多数连电脑都没有，但通过圣雅伦区域经理的实地演示后，部分经销上开始购买电脑并上网。“如果别的经销商可以即时得到新产品的信息并能够下订单，自己怎么可能多等3天呢？”这是每个上网的经销商的想法。做小五金生意的很多都是很传统的商人，有些人年纪可能还比较大，视上网为畏途，但经常收到圣雅伦提示到网上看新产品的手机短信后，有些人就会买电脑叫员工帮忙打开圣雅伦的网站。“圣雅伦250多个经销商中已经有130多个已经上网下订单，他们虽然占经销商的半数，但销售额却占了八成。”梁伯强说。